Intalnirile de afaceri sau de marketing, cele ale actionarilor sau cele educationale presupun comunicarea eficienta , interactiva si placuta cu un grup de participanti,  de nationalitate diversa, in sali special amenajate.Tocmai de aceea, o sala de conferinte sau de meeting trebuie dotata cu echipamente multimedia care sa faca sedintele si intalnirile eficiente.

In echiparea standard a unei sali de conferinta intra o instalatie de sonorizare, un sistem de discutii (conferinta), un videoproiector si un ecran de proiectie. Optional, un sistem de televot (sondarea a opiniei) si un sistem de traducere simultana.

Instalatia de sonorizare fixa (Installed sound 100V)

Sistemul de sunet face posibila comunicarea la un nivel sonor confortabil si o acoperire uniforma a salii in asa fel incat auditia sa fie excelenta pentru toti participantii.“O configurare corecta a sistemului audio presupune masuratori acustice si folosirea difuzoarelor audio corecte – ne sfatuieste tehnicianul.

In salile de conferinta, din cladirile de birouri sau hoteluri, cel mai des instalam difuzoare incastrate (boxe de tavan fals de 10-20W - cod Proel -XE65CT ) deoarece ofera un sunet clar, inteligibil si estetic sunt “invizibile”. Pentru salile fara tavan fals, se aleg incintele audio aparente, prinse pe perete cu suporti (cod IC Audio MS15-100/T). La acestea se adauga un amplificator audio sau un mixer amplicator. Pentru inregistrarea conferintei se conecteaza la sistemul audio un DVD .Costul unui sistem de sunet standard, pentru o sala de cca 90 mp porneste de la 600 Eur” - explica dl Dorian, tehnician in cadrul Amro Grup, firma importatoare de echipamente de sunet si conferinta.

Sistemul de conferinta

Diferenta dintre un sistem de conferinta si unul de discutii tine de echipamentele audio folosite. Dorian Grigore ne da detalii despre costuri si solutii: “Un sistem de conferinta standard este compus microfoane delegat, microfon presedinte si o unitate de gestiune conferinta (ex: Proel sau Music and Lights). In plus, sistemele complexe pot avea integrate si functia de vot, urmarire video a vorbitorilor si gestionare stricta prin software. (Ex:Phoebus).

Un sistem de discutii se potriveste cel mai bine salilor mici de conferinta si presupune instalarea unor microfoane radio (RMW Proel) sau a unor baze microfonice cu stativ de masa (cod. BMG1 Proel). Costurile sunt date de tipul de conferinta ales si de numarul propriu-zis al participantilor. Pretul unui sistem de discutii cu 4 microfoane este de cca 300 Eur. Sistemele de conferinta sunt calculate pe numarul de participanti: o baza microfonica delegat standard costa in jur de 130 Eur/buc iar pretul pentru microfoanul Presedinte este cca 150 Eur/buc.

Sistemul de traducere simultana

Sistemele de traducere simultana sunt extrem de utile in intalniri sau evenimente la care participa vorbitori de limbi diferite. Tehnic, acestea pot si cu fir, infrarosu sau radio (fara fir). Pot fi traduse simultan mai multe limbi, de catre mai multi interpreti, atunci cand in sala se afla persoane de nationalitati diverse.

Costurile difera mult in functie de tehnologia aleasa, cele IR fiind cele mai scumpe. Cea mai ieftina solutie este traducerea simultana radio. Sistemele sunt compuse din radioreceptoare cu casti audio pentru participanti si emitatoare pentru vorbitor/interpret (Tour Guide – Logos).  Un pret concret se poate afla doar daca se cunoaste numarul de participanti. Pretul estimativ pentru un receptor Tourguide este de cca 65 Eur/buc iar pentru un emitator este de 160 Eur/buc.

Votul electronic – sondarea opiniei

Televotingul este o cale rapida de a obtine opinii si preferinte,  de a face clasamente, examinari, vot, chestionare sau procentaje, de la o audienta in cadrul unei intalniri. Va trebuie doar un calculator cu port USB la care conectati antena receptoare, un ecran de proiectie si telecomenzile de vot.

Modul de functionare este simplu: moderatorul concepe intrebarile in PowerPoint si programeaza sesiunea de vot. Participantii la vot folosesc telecomanda pentru a raspunde intrebarilor. Raspunsurile lor sunt captate de antena si trimise catre soft-ul de vot,  instalat pe calculator, pentru a fi prelucrate. Soft-ul de vot elaboreaza rezultatele si aceastea vor aparea pe ecran/vor fi exportate sub forma de grafice sau documente excel/printate.

Costurile sunt accesibile, o telecomanda de vot costa cca 50 Eur si softul poate fi gratuit (in functie de model si producator). Pentru preturi si oferte contactati *****

Sistemul de videoproiectie

Cum ar fi o intalnire sau o prezentare de afaceri fara imagini, filme si prezentari dinamice? Plistisitoare si neproductiva, cu siguranta. Videoproiectorul este o unealta multimedia puternica care odata conectat la o sursa (PC, DVD player, CD Player) permite proiectarea imaginilor si filmelor pe ecranul de proiectie al  salii.  

Tehnicianul Amro Grup, spune ca atunci cand vrem sa cumparam un video proiector trebuie sa tinem cont de anumite criterii precum luminozitate, rezolutie, utilizare si altele.  Luminozitatea – exprimata in LUMENI, fiind  cea mai importanta pentru ca influenteaza calitatea proiectiei video. Cu cat este mai “luminos” cu atat calitatea este mai buna. Cele mai uzuale categorii de videoproiectoare au luminozitate de 1500 – 2500 ANSI Lumeni si sunt potrivite pentru  sali de dimensiuni mici si medii, cu grad mediu de lumina ambientala. Peste  3500 ANSI Lumeni,  sunt videoproiectoare de mare performanta ce permit o proiectie de foarta buna calitate si sunt recomandate pentru sali de mari dimensiuni, cu grad sporit de lumina ambientala.

Pentru mai multe detalii cereti sfatul specialistilor, inainte de a cumpara un videoproiector. Costul unui sistem de videoproiectie complet pleaca de la 700 Euro si se opreste acolo unde se opresc pretentiile, la mii de euro.

 In concluzie, o sala de conferinta bine-dotata, cu echipamente usor de folosit si user-friendly, garanteaza succesul in diversele intalniri: de la negocieri de contracte, la demonstratii de vanzare,  comunicari de afaceri la intalnirile actionarilor, sondaje de opinie, prezentare de rapoarte ori aplicatii educationale. Pentru preturi si oferte contactati 0) { if(!is_fixed) make_fix(); is_fixed = true; } oot = jQuery('#oferta_div').offset().top; if(st < oot) { if(is_fixed) un_fix(); is_fixed = false; } bmax = jQuery('#site_bottom_div').outerHeight(); if(sb < bmax) { jQuery('#oferta_filters_div').css('bottom', bmax - sb + 15 + 'px'); } } jQuery(document).ready(function() { if(isMobileWidth(1200)) jQuery(window).scroll(scrollHandler); }); function make_fix() { jQuery('#oferta_filters_div').addClass('_fixed'); left = jQuery('#oferta_div').offset().left; jQuery('#oferta_filters_div').css('left', left + 'px'); jQuery('#oferta_filters_div').css('top', 'auto'); jQuery('#oferta_filters_div').css('bottom', '10px'); jQuery('#oferta_filters_dum').css('display', 'block'); } function un_fix(where) { jQuery('#oferta_filters_div').removeClass('_fixed'); jQuery('#oferta_filters_div').css('left', 'auto'); jQuery('#oferta_filters_div').css('top', 'auto'); jQuery('#oferta_filters_div').css('bottom', 'auto'); jQuery('#oferta_filters_dum').css('display', 'none'); }